Haz que tu empresa sea más productiva gracias a ‘la nube’

Bilbao

2015 puede ser un año para cambiar el chip en muchas empresas. Hablamos del paso del escritorio de siempre al trabajo en la nube, nuevas dinámicas de grupo que permitan compartir la información más allá del correo electrónico y, por supuesto, la edición colaborativa de tediosos informes para los que antes se perdía mucho tiempo con reuniones y puestas en común.

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Si algo aprendimos con la visita a la Ciudad BBVA —donde se encuentra el edificio ‘La Vela’— fue cómo muchas de las tecnologías de edición colaborativa nos ayudan a traspasar las antiguas barreras entre departamentos. Algo que, a la larga, ahorrará muchas horas de gestiones.

Todas las innovaciones son aplicables a cualquier pyme, incluso para autónomos que trabajan habitualmente con otros profesionales y necesitan una comunicación más ágil. Por eso repasamos algunos de los servicios más útiles para trabajar en grupo gracias a la nube.

Todos a la vez

La edición colaborativa de documentos tiene una característica esencial: que varias personas puedan editar al mismo tiempo un mismo documento de texto, hoja de cálculo o presentación.

A la vez significa que mientras una persona está editando un trozo del documento, otra puede estar realizando anotaciones en otra parte, o corregir errores, mejorar párrafos... Si no lo has probado nunca, el siguiente vídeo es un ejemplo de cómo funciona.

Carpetas compartidas en cualquier ordenador y dispositivo

Pero, junto con la edición colaborativa de documentos, otra de las funciones que más problemas resuelven es la posibilidad de crear carpetas compartidas y sincronizadas en la nube. 

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En primer lugar, vienen bien para uso interno. Tener una carpeta compartida con cientos de fotografías de uso común para documentos, logotipos de la empresa, catálogos en PDF... Las fórmulas más comunes son las siguientes:

• Solicitar al responsable un archivo concreto, que nos remitirá por e-mail
• Acceder a las carpetas de red de la empresa, que son lentas y que requieren una acción concreta

El uso de ficheros sincronizados soluciona así estos problemas:

• Los archivos de acceso común no están en red: están en el ordenador de todos y cada uno de los empleados, siempre.
• Si alguien cambia un fichero, se cambia en el ordenador de todos. Seguramente, el servicio tenga además un sistema de copias de seguridad, por lo que si se cambia algo por error, se puede deshacer.
• Todos los archivos de acceso común se pueden dejar en una misma carpeta, y si el responsable de otro departamento lo cambia por algún error, por ejemplo, para cambiar un precio en el catálogo de servicios, el compañero que lo vaya a utilizar, enviará siempre la última versión.

Los servicios de almacenamiento en la nube, además, permiten crear carpetas compartidas con personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores. Si conocemos el usuario de un cliente, podemos invitarle a compartir con nosotros, de modo que los envíos que tengamos que realizar, ya no vayan en adjuntos de un e-mail o en soporte físico (pendrive, CD...). Evitamos costes añadidos o problemas con el tamaño del correo.

Pero la gran ventaja de utilizar los servicios de almacenamiento en ‘la nube’ es la disponibilidad inmediata de nuestro material de trabajo fuera de la oficina, fuera de nuestro ordenador y desde cualquier parte del mundo. Con solo un usuario y una contraseña podremos acceder a nuestros documentos y ficheros.

Los servicios que tienes que probar antes de decidir

• Google Drive y su conjunto de aplicaciones: Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones. Son gratuitas con una cuenta de Gmail.
• Google Apps. Es la versión avanzada de la anterior, para pymes. De pago. Las grandes empresas que cuentan con un departamento de sistemas, pueden además adaptar todas las aplicaciones a sus necesidades. La mayor ventaja de la solución de pago es poder integrar el correo electrónico y la intranet de nuestra empresa. Cuesta 4 euros al mes por empleado, más IVA, con 30 GB de almacenamiento.
• Office 365 de Microsoft. Es el equivalente a la anterior, pero integra las aplicaciones de Office, un estándar de facto en ofimática. Desde 3,80 euros por usuario al mes.
• Dropbox. En almacenamiento en la nube, es uno de los servicios más prácticos. Los planes para empresa cuestan 12 euros al mes por usuario, y el plan mínimo incluye cinco usuarios, con lo que asciende a unos 60 euros al mes más IVA. Se puede probar una versión gratuita con un correo personal.
• OneDrive. Sería el equivalente a Dropbox, pero de Microsoft. Viene incluido dentro de los servicios de Office 365. En su versión personal, es totalmente gratuito.

Ahorro

Estabilidad, copia de seguridad siempre en Internet o el ahorro de costes son algunas de las razones más importantes, pero hay más:

1. Son independientes de la plataforma que utilicemos: estas aplicaciones basadas en ‘la nube’ son compatibles con Windows, Linux y Mac OS X.
2. Funcionan bien tanto en ordenador como en móviles y tablets. Y esto quiere decir que, usemos Android, iOS o Windows Phone siempre podremos acceder a estas apps.
3. Sin costes de licencias: la versión gratuita no conlleva más que el uso de un navegador. Y la de pago será una cuota: un gasto, no una inversión.
4. Son compatibles con tu suite ofimática actual: ya uses una solución de pago como Microsoft Office para el escritorio, o una libre, como Apache OpenOffice o LibreOffice, no tendrás problemas en importar, exportar o seguir utilizando ambos programas a la vez.
5. Sin costes operativos de servidores en caso de que decidas utilizar algún plan de pago. El servidor no estará localizado en tu empresa, y solo tendrás que preocuparte de una cuota mensual, y no de costes añadidos de mantenimiento que tendría que asumir tu empresa.
6. La competencia es buena: cada día hay más soluciones dedicadas a empresas. Si una no te convence, habrá otra mejor, y todas ellas acabarán mejorando sus precios y servicios.