Un búnker para proteger nuestros datos

Cada día instituciones, administraciones y empresas generan miles de documentos que, por ley, deben conservar durante un determinado tiempo según su tipología. El elevado coste que supone custodiarlos hace que cada vez se opte más por externalizar esta tarea

Hipotecas, expedientes médicos, facturas o documentos judiciales... Así hasta acumular cantidades ingentes de información especialmente protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos. La gestión de estos archivos y, sobre todo, las medidas para garantizar su seguridad se han convertido en un coste añadido para los emisores de tantos papeles incluso en plena era digital.

Por eso cada vez más organizaciones, tanto públicas como privadas, optan por contratar con terceras empresas un servicio de custodia de documentos. La Cadena SER ha visitado dos de esas naves pertenecientes a la multinacional Iron Mountain. Uno de esos complejos tiene capacidad hasta para un millón de cajas -aproximadamente del tamaño de dos cajas de fruta apiladas- y con miles de folios en cada una. "Puede estar todo tipo de documentación en función de lo que el cliente nos quiera dar, con el nivel de detalle que el cliente nos quiera dar y desde un punto de vista confidencial", asegura su director general en España, Ignacio Chico.

Para clasificar esas cajas usan códigos de barras y una clave numérica que evitan que se conozca el nombre del cliente al que pertenecen o su contenido. Además están ordenadas de forma aleatoria en el almacén y con fuertes medidas antincendios. La discreción es fundamental en el negocio, cuentan desde la compañía, que da pocos detalles sobre sus clientes en España. Aseguran que trabajan para la mitad de las empresas del Ibex35 y que un 20% de la carga de trabajo procede del sector público. Sólo una gran empresa española, Endesa, ha dado a conocer que Iron Mountain gestiona sus documentos. Más allá de nuestras fronteras aseguran proteger las primeras grabaciones de Michael Jackson, el archivo de Kennedy o el legado de Gandhi.

En cuanto al precio, también se impone la reserva. El servicio básico, el almacenaje de una de esas cajas, cuesta en torno a 5 euros al año, aseguran, "aunque nuestros servicios van más allá", apostilla Chico. Estamos hablando de la digitalización de esos documentos, la creación de copias de seguridad, su catalogación y el transporte desde sus naves hasta la oficina del cliente. Unos extras sobre los que no se facilitan precios.

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Desde la Agencia Española de Protección de Datos asegura su director, Artemi Rallo, que la actividad de las empresas de custodia está regulada en la Ley Orgánica de Protección de Datos. Preguntado por el riesgo para nuestra privacidad que puede representar, por ejemplo, una hipotética quiebra de una compañía de este tipo, Rallo es tajante: "si un encargado de tratamiento desapareciera, por la causa que fuese, debería devolver esa información a la empresa de origen con todas las garantías", concluye. Al final, según la normativa, el responsable último de nuestros datos es la organización que los genera.